昨日互助会で「法務業務の受け方/捌き方」の知見共有会があり、改めて会社ごとに色々な工夫があるなーという学びを得ると同時に、自分の経験の整理の意味でもこれまで見聞きしたことのある受け方のバリエーションと、pros/consをメモとして残しておこうと思い立ったので、書いてみます（実際にやってみたことがある方法は厚く、そうでないものは肌感がないので薄い）

メール


pros
  • 追加コスト不要
  • 使い方の教育コスト不要
  • 転送により外部とシームレスなやり取りが可能

consと克服のコツ
  • 依頼案件が他のメールに埋もれがち
    →gmailのタグを活用する
    →メーリングリストを活用する
  • 外部に内部情報がそのまま転送されちゃう事件が起こりがち
  • 情報が属人化しがち
    →メーリングリストを活用する
  • 情報が散逸しがち
    →案件IDをメールに紐付ける（件名に入れる、スレッド化して本文に記載する）
  • 必要な情報が一発目で揃わない
    →Googleフォームなどのフォームから受け付ける


チャット（チャンネル１つに集約＞必然的にpublic）


pros
  • 依頼者が迷わずたどり着ける
  • 使い方の教育コスト不要
  • 過去ログを容易に辿れる
  • 粒度小さめのやり取りを繰り返せるのでヒアリングの負荷が低い

consと克服のコツ
  • 全社オープンになってしまうのでセキュリティが緩い
    →publicにできない案件だけ専用privateチャンネルを作る
  • 依頼案件が他の情報に埋もれがち
    →リマインダーに必ず登録する
  • 情報が散逸しがち
    →案件IDを紐付ける（スレッドに入れる）
  • 必要な情報が一発目で揃わない
    →Googleフォーム、slackワークフローなどのフォームから受け付ける
  • DMで依頼が来がち
    →DMで対応せずにチャンネルに移動することで啓蒙


チャット（部署ごとチャンネル＞private想定）


pros
  • セキュリティ面の配慮が必要なケースが少なくなる
  • チャンネル内の情報流量/領域が限定されるので、情報が比較的埋もれにくくなる
  • 粒度小さめのやり取りを繰り返せるのでヒアリングの負荷が低い

consと克服のコツ
  • 部署の統廃合対応が地獄
  • 人事異動対応が地獄
  • 人事異動した依頼者が過去の案件のやり取りを見れなくなってしまう
  • 情報が散逸しがち
    →案件IDを紐付ける（スレッドに入れる）
  • 必要な情報が一発目で揃わない
    →Googleフォーム、slackワークフローなどのフォームから受け付ける
  • DMで依頼が来がち
    →DMで対応せずにチャンネルに移動することで啓蒙
  • ステータス管理ができない


ワークフローシステム


pros
  • リーガルチェックと決裁とのつなぎ込みが容易（そのためのものだから）
  • 差し戻しと再申請を使えば大抵のワークフローシステムで追加開発なく対応可能
  • ステータス管理が容易
  • 依頼者が迷わずたどり着ける
  • 案件ごとに情報がまとまる
  • 必須入力項目を指定できるので情報を一発で集めらやすい

consと克服のコツ
  • 案件管理や検索に難があることが多い
    →デイリーでcsvなどでデータをダウンロードして別システムで管理する
  • ワークフローの乗り換えなどの全社の都合で過去の資産を失う恐れがある
  • 誰にアサインされているのかが分かりづらい
    →「割振り→担当者」というステップを踏むことで手間はかかるが対応できる


チケット管理システム


pros
  • ステータス管理が容易（そのためのものだから）
  • アサインが容易（そのためのものだから）
  • （全社展開されていれば）依頼者が迷わずたどり着ける
  • 案件ごとに情報がまとまる

consと克服のコツ
  • 必要な情報が一発目で揃わない
    →Googleフォーム、slackワークフローなどのフォームから受け付ける
  • CC的な情報共有ができなかったり、できる場合もめんどくさかったりする場合がある
  • そもそも全社展開されているケースが稀で、現実的な選択肢になりづらい


専用のシステム


pros
  • 便利

consと克服のコツ
  • 高い