無事締結に至った契約書の管理は、きっちりやっていないといざというとき(上場することになったとき、投資を受けることになった、訴訟を提起されたときなど)に大変な(というか、悲惨な)思いをすることになるので、地味ではありますがなかなか重要な仕事です。

過去、僕が在籍した(している)3つの会社では、
・法務部は管理しない(購買系の部署と営業管理系の部署で2元管理)
・法務部は管理しない(締結した部署でそれぞれ管理)
・法務部が一元管理
と、それぞれ異なる方法で管理していました。

上記の3つの方法は、それぞれ異なるメリット・デメリットを有していますが、やはり管理のクオリティということでいうと、法務部門の一元管理が一番優れていると感じます。
その理由は、以下の5つです。
【法務部門が管理するメリット】
・内容の検討と紐付けた管理ができる
・管理台帳に契約内容の概要を記録できる
 →内容がわかってるから
・締結済み契約書を誰の手も借りずに参照できる
 →変更契約を作成するときは便利

【一元管理のメリット】
・必要になったとき、探し始めてから取り出すまでのスピードが速い
・契約書が行方不明になりにくい。

ただ、その代わり、法務が一元管理した場合、契約(自動更新つきなど)が終わったかどうかを把握できないので、各契約が現に有効かどうかを管理対象にするのが困難なのが難点ではあります。
また、法務部門が現に契約書の管理に携わっていない場合、特に部門責任者が法務の仕事を増やすことに否定的な立場をとることが多いのも現実にはネックになってました。(全社的な視点から見れば「何いってんの?」という感じですが、慢性的な人手不足に陥っていることが多い法務部では、新たに契約書管理も担当するのは避けたいという発想になり易いのが現実だと思います。特に管理職は。)


さて、では、晴れて締結済み契約書を一元管理することになった場合、どのような仕組みを作ると
後々便利かについてですが、私の場合(先月、実際に契約書管理体制の整備を行いました)、
  1. エクセルで一覧表を管理
    →記載対象は、管理番号、相手方名、締結日、契約書のタイトル、概要・補足、依頼番号との紐付け、公開区分
  2. pdf化して、非公開扱いのもの以外は全社の共有サーバに置く
  3. pdfのファイル名は、相手方名_タイトル_締結日_管理番号.pdf
    →エクセルで自動生成
  4. 原本が必要なとき以外はすべてpdfで処理

といった仕組みにしました。

過去、ACCESSで管理DBを作ってみたり、ファイル管理システムの導入を検討してみたこともあったのですが、契約管理のような単純なデータベースに関しては、エクセルとファイルの直検索の組み合わせが一番効率がいい感じました。
※ファイルの検索にあたっては、QTTabbarのインクリメンタルサーチを使ってます。
 すごく便利!

なお、勤務先のかつての管理方法では、契約の有効期間や契約金額なども一覧表に書くようにしていましたが、そもそも契約条件に関する情報が必要になった場合に一覧表の記載を全面的に信頼するわけにも行かず、結局原本にあたっていたので、記載内容は検索キーとして使える最低限の要素に絞ることにしました。

さらに、依頼時に割り振った番号と紐付けることで、この契約書が締結される際のすったもんだ(上からの無理難題とも言う)をすぐ引き出せるのも便利です。

と、ここまで書いたところで出社の時間になってしまったので、続きは次回で。