昨日に続いて、管理シリーズ第2弾。
契約書の管理ではないけど、まぁ細かいことは気にせず気にせず。

今回は、契約書の作成・確認依頼や、法務面の検討の依頼をどう管理するかについて、振り返ってみます。
※以下、依頼受け付け体制の整っていない小規模な会社を対象にしています。
※当たり前と思えるような細かい点についても、できるだけ書くように心がけました。

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依頼数が少ない頃は、普通にメールでやり取りしてるだけで何とかなりますが、新規案件数が20件(1日1件)を越える頃から、漫然と依頼を受け付けるだけでは
  • 前と違うことを言ってしまう
  • 「あの案件さぁ」といわれたとき、どの案件かがとっさにわからない
  • 依頼者からの返信が、どの案件に関するものか、内容を見てみないとわからない
  • どの案件から先に手をつけるべきなのかがわからない
  • 依頼を受けたのに気づかないで放置してしまい、後で顰蹙を買ってしまう
といった悲劇と嫌でも向き合わなければならなくなってしまいます。

方法としては、大きく
  1. メールでがんばる
  2. ワークフロー系のシステムを使う
  3. 契約管理専用のシステムを使う
    キャノン(の子会社だったかも)がパッケージを持っているはずなので、興味がある方は調べてみてください。
の3つに分けられると思いますが、どの方法を使う場合であっても、必ず抑えなければならない要素があります。

    必ず抑えなければならない要素
  1. 案件に番号を割り振る
    →「●●番」といえば、依頼者も法務担当も、どの案件かをすぐ特定できるようにする
  2. 法務担当者全員に同報できる仕組みを確保する
    →退職時の引継ぎ、急な休みのときにも用意に対応できる体制ができる
    →法務担当者全員の回答内容・レベルを均一化する
  3. ステータスを管理する
    →検討中の案件数、弁護士の稼働状況、各担当者の負荷状況を一覧できるようにしておく


小規模な会社では、メールで上記の要素を満たさなければならないと思いますので、メール運用を前提に、具体的な方法をさらに考えていきます。

まず、1についてですが、これは、
  • 最初に依頼を受け付けた後、とりあえず受付メールを送る。
  • 受付メールの件名(subject)を、案件番号+案件概要とする
  • 以後、案件番号+案件概要の組み合わせから件名を変更しないよう、依頼者に事前に周知しておく
  • (ここが大切)件名をいじった案件は、どの案件かわかったとしても、依頼者に対し「仕掛かり中の案件が多すぎて、どの案件に関するメールかわからないので、件名を所定のものにして再送してください。ごめんね。」とすっとぼけて差し戻す。
  • 高機能なメーラーを使う
    私の場合は、スレッド表示や検索が簡単な秀丸メールを使っています。
といった対応が有効でした。
なお、案件番号の前後には、[]や【】といった記号を入れておかないと、検索時にノイズが混ざってしまうのでご注意下さい。


次に、2についてですが、これは、エイリアスやメーリングリスト機能を使いましょう。
→システム担当にお願いすれば設定してくれるはずです。
→システム担当がいない場合は、自分でなんとかがんばって設定しましょう。
法務担当者全員をあて先に設定したエイリアスだけを依頼の受付窓口にし、直メールはすべて差し戻す(ごめんね〜作戦)ことで、同報が徹底できます。
法務からの返信についても、CCに必ずこのエイリアスを入れるようにすることで、法務担当者の全員が、すべての案件に関するメールをもれなく受信できます。
大切なのは、エイリアスをあて先にしていない依頼は、すべて差し戻すことです。



次に3についてですが、これは管理DBを作成し、管理することになるのですが、それはまた次回・・・