【3〜5日目】
  • 営業担当者のスケジュールになかなか空きが無く、打ち合わせは翌週にセッティングされることに。
  • というわけで、与信管理の整備を先行して進めながら、営業担当者との打ち合わせまでにリーガルチェックのフローの案を作ってしまうことにする。
  • この数日間この会社に導入されている社内システムをいじってみて、リーガルチェックのフローに流用できる要素が何一つとしてないことが分かったので、依頼者とのやりとりはメールベースで行うことに自然と決定。
  • メールでリーガルチェックの依頼を受ける場合、手軽に開始できる反面、
    1.やりとりの途中経過を見れる人が限定されてしまう
    →不在、引継のとき困る
    →チェックの妥当性・品質を検証できない
    2.各案件のステータス管理ができない・難しい
    →どっちがボールを持ってるのか、遅れている案件はどれか、など
    3.受け取ったメールが、どの案件に関するものかわかりづらい
    →そもそも、チェック依頼のメールとその他のメールの区別もつきづらい
    といった罠にはまり易いので、迂回する方法を考える必要がある。

  • きっと決まった答えはないんだろうけど、とりあえず、
    1.については、
    1−1.システム担当の人にお願いしてエイリアスを作ってもらい、依頼関連のメールをすべてエイリアス宛に集約する。
    →エイリアスに法務担当者に加えて上長筋を登録してもらい、情報を共有する。
    1−2.案件毎にワードでカルテを作り、打ち合わせや回答の内容、注意事項などを一覧できる状態にする。

    2.については、
    2−1.エクセルベースで案件を管理する一覧表を作成し、案件のステータスを一覧できる状態にする
    →運用が破綻しないように転記する情報を絞る必要があるわけだけど、自分の場合は、番号(自動)、開始日、完了日(完了するまで空欄)、依頼者、件名、ステータス(ドロップダウンで選択)直近依頼日、備考欄を選択
    →条件付き書式やテーブル化で自分好みの体裁に。
    2−2.各案件に固有の受付番号を振る
    2−3.1案件につき1つの契約書を原則とし、一回の依頼で複数の書面についてチェック依頼を受けた場合は、法務側で複数の案件に分割してしまう。

    3.については、
    3−1.依頼を受けた直後に件名を「受付番号」「相手方社名」「案件概要」で構成した受付連絡メールを返信し、以後件名を変更しないよう依頼する
    →受付番号を特殊な記号やかっこで囲むと検索の時便利
    →件名をものすごく長くせざるを得ないときもあるが、気にしない。
    3−2.上記の1−1.で作成したエイリアス宛のメールについて、スレッド表示することにより、各案件のメールを集約する
    →OEでも可能ではあるけど、この点については秀丸メールを使うと10倍くらい便利になる

    ことで対処することに。

まだまだつづく・・・