すぐに探せない


目当ての情報を探しだせないナレッジ管理は、当然使いものになりません。
こう聞くと当たり前のことなのですが、
・PDFにOCRをかけていない
・メタ情報が不十分/不正確
・検索精度が弱いシステム内に保存されている
・動作が遅いシステム内に保存されている
・フォルダの深いところに保存されている
みたいな形でそこそこ見かけることもあるのがこのパターンです。
変なシステムにきれいに保存するくらいなら、ファイル名の命名規則をきっちり決めてGoogleDriveに保存したほうがよっぽどマシだったりします。

優先度・重要度ががごっちゃまぜになっている


締結済み契約書のように重要度に差があまりない情報群であればほとんど気にしなくても良いのですが、玉石混交の情報を何も考えずに貯めても、そこに生まれるのはナレッジではなくゴミの山だったりしますからね。
依頼者と法務とのやり取りなんかが典型です。生のやり取りに価値があるケースはごく僅かなので、共有すべき情報を取り出して、そちらを蓄積するようにしましょう。

抽象化されていない


抽象化されていない情報は、再利用しにくい情報でもあります。
仕掛中の契約書案みたいなものが典型ですね。類似案件だからといって参考にしてみたら、交渉を経て譲歩した条項が入っていたり、個別案件特有のケアがされていたりして却って気を使う、みたいな経験は誰でも一度はしたことがあるはず。
雛形化(抽象化)して、具体的な事案から切り離すことで再利用しやすくしましょう。

余計な情報が書いてある


上記の3つは手を加えなさすぎて使えないパターンですが、逆に変に手が加わっているせいで使いづらいパターンもあります。
例えば、手順書以外の情報がたくさん書かれている手順書なんかが典型例ですね。知識をひけらかしたいタイプの人が暇だからといって作った資料に起こりがちなやつです。
目的のために必要な情報にしぼりましょう。

古い情報が残っている


情報は必ず古くなるので、古い情報が紛れ込むことは避けられません。問題は、古い情報が残り続けることです。
その原因の一つは、「古いな、これ」と気づいた人が、更新せずに閉じてしまうこと。
気づいた人が軽やかに更新できる仕組みを作って展開しましょう。更新のルールと判断者を決めるだけでOKです。判断者は別に部門長でなくてもOKだし、情報によっては担当=判断者にするのもありですよ。
そしてもう一つは、更新しづらい媒体で書いてある情報。
ナレッジ共有用途でパワポを使うのは、どうしてもその必要があるときだけにしておきましょう。情報以外に配置を気にしなければならず、ページ制限もあるので更新しづらく、情報が陳腐化しやすくなります。