雑記 【おしごと関係】

法務のように大量の文書ファイルを処理する必要のある職種の方に特にお勧めの小ねたです。

  • デスクトップにtempフォルダを作る
  • 改めて保存する必要の無いファイルやフォルダは、すべてtempフォルダに作成/保存する
  • tempフォルダの中身がたまってきたら、何も考えずに削除して整理する

    ポイントは、何も考えずに削除できる状態を維持することと、何も考えずに削除することです。
    例えば、メールの添付ファイルは、メーラーに原本が存在するので、一時的に外に出す場合はtempフォルダ行き。
    例えば、圧縮ファイルを解凍するときは、圧縮ファイルが原本になるのでtempフォルダに解凍。
    例えば、ネットからダウンロードしたファイルは、ネット上に原本があるのでtempフォルダに保存。
    といった感じです。

    おまけとして、タスクバーで右クリック→ツールバー→デスクトップを選択することで、タスクバーからデスクトップへのショートカットアクセスを作成できます。
    また、Winキー(田ミ)とMを押すことで、デスクトップを露出させることができます。(Shift+Win+Mで元に戻せます。MacのExposeと同じですね)

    ファイルがとっ散らかって、どれを捨ててよかったのか、どれを保存しなければならなかったのかがわからなくなってしまう方は、ぜひお試しください。
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    訴訟を担当することになったら、何をおいてもまず最初に読むべき一冊として確固たる地位を(少なくとも僕の周りでは)築いている法務担当者のための民事訴訟対応マニュアルに続いて、田路先生が法務担当者向けの民法本をお書きになられたのでご紹介。

    タイトルは、法務担当者のためのもう一度学ぶ民法(契約編)です。


    ・この本の何が優れているか
    ”法務担当者のための民事訴訟対応マニュアル”の最大の魅力は、それを読むだけで「訴訟を提起され後、いつ、何をすべきなのか」を把握できるという点でした。

    ってことは、”法務担当者のためのもう一度学ぶ民法(契約編)”は、それを読むだけで「契約審査に関し、何をすべきなのか」を把握できちゃう・・・わけではないです。
    ただその代わり、この本には、従来の契約法務本にはなかった「契約実務のOJTでは得ることの難しい”法律知識”を学べる」という得がたい魅力があります。

    契約法務の担当者は、日々怒涛のように押し寄せる案件の荒波に揉まれながら契約書を作成・修正するスキルを身につけていくのですが、その半面、契約の前提となる法律知識を学ぶ機会はとても限定されています。
    しかも、研修を通じて知識を得ようとしても、そもそも研修で取り上げられるテーマは規制法や特別法が中心で、最も基本となる民商法について実務的な知識を得る機会はとても少ないのが現実です。

    これは、民商法の知識の位置づけが「法務であれば当然持っているべき基礎知識」だからなのかもしれませんが、「民商法?そんなもん基本だろ。」という法務担当者は、実はそんなに多くはなく、さらに、契約書が実際に裁判の場に引きずり出されるのはかなりレアケースであるため、法律知識を持っている方であっても、その法律知識が、具体的にどのように適用されているのかまでを身につけている方は、もっと少なくなるはずです。
    (損害賠償責任の範囲に関する交渉で、「民法416条に反します」という驚愕の反論をされたことありませんか?僕はあります。2回も!)

    この本は、そんな悲しい現実を改善できる、数少ないアイテムの一つだと感じました。

    もちろん、この一冊で民法のすべては網羅されてはいない(例えば、債権総則の第一節(債権の目的)は、実務上あんまり使わないという理由で飛ばされてますし、物権に至っては個別事案を通じて触れられているに過ぎません)ので、右も左もわからないという段階で読んでもあまり効果は無いかもしれませんが、「法律の”ほ”ぐらいまでは触れたことがあるよ」という方が読むと、質のいい研修を受けたような読後感を得られると思います。
    (実際、この本を頭から朗読するだけで、法務担当者向けの初級研修として成立してしまう気すらします)

    その他にも、
  • 法律学上の重要性ではなく、実務上の重要性に基づいてメリハリがつけられている
  • 契約の成立から履行、終了そして執行まで、契約の一生を追う形式で構成されているので、自分が何を学習しているのかを見失わずに読み進められる
  • 適用される条文が適宜差し込まれているので、各条文がどのように適用されるのかをイメージできる。
  • 各章の冒頭の設問や豊富な裁判例の紹介を通じて、具体的な場面を想起しながら法律問題を考えることができる
    といった優れた特徴を持つを含む本書は、法務に配属されたら、何をおいてもまず最初に読むべき一冊として、当社内で受け継いでいきたいと思います。

    目次
    ■第1章 企業法の体系と民法
    ■第2章 契約締結前の法律関係(信義誠実の原則の問題)
    ■第3章 契約の締結−−意思表示と代理(民法総則の問題)
    ■第4章 契約の解釈(契約総論の問題)
    ■第5章 債権の効力と消滅(債権総論の問題)
    ■第6章 取引の終了
    ■第7章 契約を巡る紛争解決(裁判と執行の問題)

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    10時
    会社に着いても汗をかいていないのがこんなに快適だったとは!
    ビバ!秋!
    いい気分なので、どうでもいい業務委託基本契約書をさくっと作って送りつける。
    でも、さくっと作った契約には、まぁまず間違いなく後で誤字が見つかるんだよね・・・

    11時
    ふとメールボックスを見ると「午前中に回答してちょ」という趣旨のメールが未読のまま放置されているのが目に付いた。
    普段お世話になっている人の依頼なのでいやいや目を通す。

    12時
    係争中の相手からむかつく返事が届く。
    株買っていつか株主代表訴訟を提起してやりたい。

    13時
    マスクをしている人を見かけたので「連邦の新型か!」とハイテンションで話しかけたら、「kata君で3人目だよ。それ。」と言われてへこむ。
    なんかこう、もっとやさしい言い方ってできないものだろうか。

    14時
    お昼を食べたあと、「はちみつとクローバー」の原作を立ち読みするためにブックオフに寄る。が、見つけられなかった。(昨日DVDで映画版を観たのです。)
    タイトルだけを頼りに見つけるのはやっぱり難しいな。
    時間つぶしに、ふたりエッチを立ち読みしている少年の真横に立ってわざとらしく覗き込んでみるなどする。

    15時
    ミーティング。
    部署が変わった途端、発言内容が540度変わった部長の話に花が咲く。
    まさに歓談。

    16時
    別のミーティングに召還される。
    やつにむかついてたのは僕だけじゃなかった事が発覚。
    しかし、なぜ僕の方がなだめ役にまわらなきゃならんのだ。

    17時
    変更契約を作成中、太古の昔に作成された原契約に、すごい内容の甲乙取り違えがあるのを発見。
    もういい加減、甲とか乙みたいな意味の無い抽象化はやめればいいんだよ。略称でいいじゃないか。

    18時
    頂いたお土産を食べる。
    ごちそうさまでした。

    19時
    役会に上程する議案のたたきを作る。
    うまく書けてるか自信が無いけど、チェックしてくれる人もいないのが一人法務の悲しいところ・・・

    20時
    かえる。
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    ふと思いついたので、NDAの作成過程を噛んで含めるように追ってみることにした。
    昼休みが終わるまで続きます。
    もちろん、推敲ゼロです。

    -----

    秘密保持契約の記載内容をチェックする前に、まず
    ・この契約に基づいて重要な秘密情報が開示されるか
    を検討しましょう。

    秘密保持契約を締結する場合であっても、実はそれほど重要な秘密情報が開示されないことはよくあります。
    (ここで言う「重要」は、漏洩した際に具体的な問題に繋がる可能性が高いという意味です)
    重要な秘密情報が開示されないケースでは、そもそも秘密保持契約の内容にはさほど意味は無いので、遵守できない条件や事実と異なる記載が無い限り、あまりごちゃごちゃいう必要はありません。
    このような場合における秘密保持契約の締結は、一種のセレモニーです。
    うるさいことを言わずに、気持ちよくセレモニーを実施させてあげましょう。


    ある程度重要な秘密情報が開示されることがわかったら、いよいよ内容の検討に入ります。
    まず最初に検討するのは
    ・どんな場面を対象にした秘密保持契約か(目的)
    です。

    この”場面”については、「●●に関する協業の検討」や、「●●(製品)の導入の検討」といった程度までは、具体的に適用される場面を特定しましょう。
    これは、想定していないケースにまで秘密保持義務が波及してしまうことをことを防ぐための配慮です。

    なお、個人情報保護契約等の特殊なケースでは、適用される場面を特定せず、当事者間の情報のやり取りのすべてを対象にすることもありますが、そのような場合は、次の「秘密情報の定義」でちゃんと絞りを利かせてあげましょう。


    場面の特定が終わったら、次は
    ・どのような情報を秘密に取り扱うか(秘密情報の定義)
    の検討に入ります。

    パターンとしては、
    【開示された情報】
    1.秘密表示がなされている情報
    2.特定の種類の情報
    3.案件に関連して開示されたすべての情報
    【開示されないのに知っちゃった情報】
    A.知った場面を限定
    B.案件に関連して知ったすべての情報
    の組み合わせで構成されます。

    3やBは、一見すると便利なように見えますが、これらには「何が秘密情報なのかが、実務担当者にわかりづらくなる」という問題があります。
    どんな重要なケースでも、すべての情報を秘密にしなければならないということはありえないため、現場では当然(意識的にせよ、無意識的にせよ)秘密情報とそうでない情報の選別がなされます。そして、現場での選別は、なし崩し的に「本当に秘密に取り扱ってもらいたい情報も秘密情報として認識されなくなってしまう」という事態を招きかねません。
    秘密情報は漏洩したら元に戻せないことをあわせて考えると、このような規定はあまり好ましくありません。
    セレモニー向けの条件にしておいたほうが無難です。

    2は、特定のソフトウェアのソースコードを開示する場合や、特定の顧客の個人情報を開示する場合など、秘密に取り扱ってもらいたい情報が限定される場面では最も適しています。

    1は、もっともオーソドックスな条件ですが、前提として、秘密情報の開示の際には、必ず秘密表示を行うことが社内的に周知されている必要があります。
    この前提が満たされていない場合は、秘密保持契約書云々の前に、秘密情報の開示ルールを整理しましょう。
    つまり、「細かいことにこだわる前に、やるべきことがある」状態です。

    なお、AやBについては、事業所への立ち入りを許可する場合や、秘密情報を記録したサーバへのアクセスを許可する必要がある場合など、開示を伴わない秘密情報の知得をカバーする際に利用します。

    また、この項目に関連し、もれなく「秘密情報の例外」を設定する必要が生じますが、これは検討する余地は無く、1.開示時点ですでに公知だった情報
    2.開示時点ですでに情報を受け取った当事者が知っていた情報
    3.開示後に、情報を受け取った当事者の責めに帰すべからざる事由によって公知になった情報
    4.開示後に、正当な開示権限を有する第三者から秘密保持義務を課されずに開示された情報
    5.開示後に、開示当事者が開示した秘密情報と無関係に情報を受け取った当事者が開発した情報
    が設定されます。
    1と2は、開示前の話で、3と4と5は開示後の話です。
    個人的には、5をもっとうまく書けば4を統合させることができるように思うのですが(統合すると、きれいなマトリックスが書ける)、この5種類を例外として設定するのがスタンダードなので、細かいことは考えるのはやめておきましょう。(我流の工夫は読みにくい契約書の第一歩です)

    秘密情報の定義が終わったら、次はいよいよメインディッシュ
    ・秘密保持義務の設定
    に入ります。

    まず当然の内容として
    ・第三者への開示または漏洩の禁止
    を据えてから、例外規定(開示または漏洩が禁止されない第三者)を設定するという手順になります。

    シンプルに済ませたい場合は、例外を設定を省略するという選択もありでしょう。
    れいg(残念。ここでお昼休みが終わってしまいました。)
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    細かいけど、やるとやらないとじゃ仕事の効率に違いが出るTips
    ---
    今日の日付を記入する機会は結構多いと思いますが、これをショートカットで一発入力する方法。

    --エクセル編--
    エクセルにはショートカットが用意されているのでとっても簡単
    Ctrl+;で今日の日付を一発で入力できます。

    --ワード編--
    ワードにも一応ショートカットは用意されている(Alt + Shif + D)けど、これは素のテキストで日付を入れるものではないのが残念なところ。
    そこで、みんな大好きVBAマクロの登場です。
    以下のマクロを登録し、ショートカットを割り当てれば、ワードでも簡単に素のテキストで日付を一発入力できます。
    Sub 現在日付を挿入()
    Selection.InsertDateTime DateTimeFormat:="yyyy'年'M'月'd'日'", InsertAsField :=False, DateLanguage:=wdJapanese, CalendarType:=wdCalendarWestern, InsertAsFullWidth:=False
    End Sub


    それでは〜
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    お昼に書いたSBMの不正取得端末の利用停止措置のエントリーに続いて、ドコモにも「不正取得端末の利用停止って、約款のどの条項を根拠にしているんですか?」と電話して聞いてみました。(お忙しいところ、ご対応ありがとうございました。)
    回答は、以下の通りです。
    あくまで将来そのような措置を計画しているだけであり、現時点では約款に根拠規定は無い。
    なお、将来約款やその他の案内等に規定を設けるかも未定。


    つまり、ドコモは、現時点では不正取得端末の利用を止める約款上の根拠はないというのが回答でした。
    ドコモの中古端末の購入をご検討されている皆さん、よかったですね。(今のところ)


    ところで、将来不正取得端末の利用停止措置を実際に行うことになった場合、約款に何の規定も設けずに済ませられるかという点についてですが、さすがにそれは無理なんじゃないかと思います。
    だって、サービスの提供を一方的に停止する措置を、サービス提供条件の根幹をなす約款に定めないということを総務省が快く思うわけないし、総務省が快く思わないような対応をドコモがするとは思えないですから。
    (ソフトバンクモバイルならいざしr・・・・いや、なんでもないです)

    ただ、約款に利用停止措置の根拠規定を設けようとすると、それはそれで大変なんですよね。
    というのは、約款というのは、あくまで「通信サービスの提供」に関するものなので、端末そのものの属性に起因した規定は非常に書きづらいんです。
    端末を不正取得した人の回線を止めることは、まだ「端末設備を不正取得した者にはサービスを提供しない」という「人」に着目した規定で凌げるでしょうけど、転得者となると・・・これは厳しいんじゃないかなぁ。
    そこんとこ、どうなんでしょう。プレスの前に話きてました?>ドコモの約款担当のみなさま。


    前も書きましたが、この問題の原因は、キャリアが端末販売に当たって直接/間接にお金を落としているという点にあるので、この状況が変わる(端末販売にキャリアが金を落とさなくなる)か、キャリアが端末を騙し取られることをすっぱりあきらめるかしないと、解決には至らないような気がします。

    そりゃ、キャリアとすれば、ジャパネットばりに割賦販売の金利を負担し、相変わらずショップに販売支援金を落とし、ようやく契約をゲットしたと思ったら、契約者が30分で端末を転売し、月額利用料どころか契約金すら払われない。っていうか、免許証偽造だったわ。なんてことになったら「てめぇこの野郎」って思うだろうし、その気持ちは痛いくらいにわかるんだけど、その怒りを長崎で討つというのは、ね。無理があるよね。


    というわけで、キャリアとしては、「端末にロックをかけただけで、通信サービスは提供し続けてます(棒読み)」という方向で逃げることを考えるんだろうけど、他人の所有物の機能を勝手に殺しちゃうなんてもっとまずい(債務不履行だけじゃなくて、人の財産権を侵害してそうという意味で)だろうと思うしな・・・。
    (ドコモはこっちかな?)

    うーん。どうだろう。
    ここは一つ、昔に戻って、全端末貸与制にしたらいいんじゃないか!
    はははは。

    では、おやすみ!

    参考:ドコモ、端末不正入手への対応策を発表 通信サービスの停止も(IT media)
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    細かいけど、やるとやらないとじゃ仕事の効率に違いが出るTips

    ---

    自分の修正履歴が記録されているドキュメントに、さらに修正履歴つきで修正してしまうと、「今回行った修正がどこなのか」がわかりづらくなってしまいます。
    修正履歴をつける都度、過去の修正履歴を反映すればこのような状況は発生しないのですが、いろいろな都合で修正履歴を反映できないこともままあります。
    そのような場合は、ユーザー名を変更(kata→kata[2]など)してしまえばいいのですが、いちいちWordのオプションをいじるのは面倒ですよね?戻し忘れやすいですし。
    そこで、ワンタッチでユーザー名を変更するマクロのご登場。

    マクロの設定方法はgoogle先生にお尋ねください。(せっ、説明するのが面倒なんじゃないんだからねっ)
    Dim tempStr As String
    tempStr = "●●"
    Application.UserName = tempStr
    MsgBox tempStr
    End Sub
    僕の場合は、番号なし〜(4)までの4種類を作って、ショートカットで簡単に切り替えられるようにしてます。
    便利ですよ。

    ではでは〜
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    社内研修をやれとのお達しがあったので粛々と準備をしていたのですが、一人法務の悲しいところで、研修の内容を相談できる相手がおらず、ちょっと不安を感じていたところ、amazon先生から「ムダ!な研修」という本を薦められたので買ってみました。ぽちっとな。

    そしたら、期待以上に使える本だったので、ご紹介。

    ムダ!な研修
    ムダ!な研修
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    福嶋 覚
    日本実業出版社
    売り上げランキング: 74224
    おすすめ度の平均: 4.0
    3 研修を実施する会社の担当者さんへ
    4 耳がいたーい
    5 研修担当者に読んで欲しい


    第1章「なぜ、ムダが生じるのか」では、一般論や、受講者に対しての心構えのレクチャーなどに終始しており、講義をするにあたって直接役に立つ情報はさほど載っていなかったので、これは失敗したかな・・・と思ったのですが、第2章「研修に参加する人の意識を変えよう」以下は具体的なアドバイスがふんだんに盛り込まれていてとても参考になりました。
    別に目新しいことがあれもこれもと書いてあるわけではないのですが、著者の研修講師としての経験や、説得力ある理由付けを伴って「こうすべき」と断言されると、迷いもなくなるってものです。

    たとえば、対新人の研修に関しては、
  • 事前準備(予習)をさせる
  • ノートにメモをさせる(しかもノートを回収する
  • 研修後に発表させることを事前に伝える
  • 過剰気味なほどに褒める
    といったアドバイスがあり、対中堅社員の研修に関しては、
  • 変化が求められており、あなたにそれを期待していることを伝える
  • 研修と昇進を絡ませる(そして公開する)
    といった感じ。

    他にも、「研修テキストは、渡すべきか?渡さないべきか?」や、「アンケートでは何を聞くべきか」や、「グループワークを行う場合の注意点」など、自分も常々気にしていた事項について明快な答えがどんどん提示されるので、読んでいて小気味の良さすら感じました。
    ただ、ターゲットが「受講者」「講師」「外部講師を使う際の研修事務局」の三者を行ったりきたりするので、その点だけはちょっと気になりました。
    文章自体は読みやすいので、なおさら残念です。

    というわけで、社内研修の改善に興味のある方は、ぜひご一読ください。
    お勧めです。

    「受講者の欲する情報を、その現場にいない研修担当者にわかれと言うのが無理である。だから受講者の欲する研修を提供できる研修担当者はほとんどいないのだ!」(via ムダ!な研修
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    昨日に続いて、管理シリーズ第2弾。
    契約書の管理ではないけど、まぁ細かいことは気にせず気にせず。

    今回は、契約書の作成・確認依頼や、法務面の検討の依頼をどう管理するかについて、振り返ってみます。
    ※以下、依頼受け付け体制の整っていない小規模な会社を対象にしています。
    ※当たり前と思えるような細かい点についても、できるだけ書くように心がけました。

    ----

    依頼数が少ない頃は、普通にメールでやり取りしてるだけで何とかなりますが、新規案件数が20件(1日1件)を越える頃から、漫然と依頼を受け付けるだけでは
    • 前と違うことを言ってしまう
    • 「あの案件さぁ」といわれたとき、どの案件かがとっさにわからない
    • 依頼者からの返信が、どの案件に関するものか、内容を見てみないとわからない
    • どの案件から先に手をつけるべきなのかがわからない
    • 依頼を受けたのに気づかないで放置してしまい、後で顰蹙を買ってしまう
    といった悲劇と嫌でも向き合わなければならなくなってしまいます。

    方法としては、大きく
    1. メールでがんばる
    2. ワークフロー系のシステムを使う
    3. 契約管理専用のシステムを使う
      キャノン(の子会社だったかも)がパッケージを持っているはずなので、興味がある方は調べてみてください。
    の3つに分けられると思いますが、どの方法を使う場合であっても、必ず抑えなければならない要素があります。

      必ず抑えなければならない要素
    1. 案件に番号を割り振る
      →「●●番」といえば、依頼者も法務担当も、どの案件かをすぐ特定できるようにする
    2. 法務担当者全員に同報できる仕組みを確保する
      →退職時の引継ぎ、急な休みのときにも用意に対応できる体制ができる
      →法務担当者全員の回答内容・レベルを均一化する
    3. ステータスを管理する
      →検討中の案件数、弁護士の稼働状況、各担当者の負荷状況を一覧できるようにしておく


    小規模な会社では、メールで上記の要素を満たさなければならないと思いますので、メール運用を前提に、具体的な方法をさらに考えていきます。

    まず、1についてですが、これは、
    • 最初に依頼を受け付けた後、とりあえず受付メールを送る。
    • 受付メールの件名(subject)を、案件番号+案件概要とする
    • 以後、案件番号+案件概要の組み合わせから件名を変更しないよう、依頼者に事前に周知しておく
    • (ここが大切)件名をいじった案件は、どの案件かわかったとしても、依頼者に対し「仕掛かり中の案件が多すぎて、どの案件に関するメールかわからないので、件名を所定のものにして再送してください。ごめんね。」とすっとぼけて差し戻す。
    • 高機能なメーラーを使う
      私の場合は、スレッド表示や検索が簡単な秀丸メールを使っています。
    といった対応が有効でした。
    なお、案件番号の前後には、[]や【】といった記号を入れておかないと、検索時にノイズが混ざってしまうのでご注意下さい。


    次に、2についてですが、これは、エイリアスやメーリングリスト機能を使いましょう。
    →システム担当にお願いすれば設定してくれるはずです。
    →システム担当がいない場合は、自分でなんとかがんばって設定しましょう。
    法務担当者全員をあて先に設定したエイリアスだけを依頼の受付窓口にし、直メールはすべて差し戻す(ごめんね〜作戦)ことで、同報が徹底できます。
    法務からの返信についても、CCに必ずこのエイリアスを入れるようにすることで、法務担当者の全員が、すべての案件に関するメールをもれなく受信できます。
    大切なのは、エイリアスをあて先にしていない依頼は、すべて差し戻すことです。



    次に3についてですが、これは管理DBを作成し、管理することになるのですが、それはまた次回・・・
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    無事締結に至った契約書の管理は、きっちりやっていないといざというとき(上場することになったとき、投資を受けることになった、訴訟を提起されたときなど)に大変な(というか、悲惨な)思いをすることになるので、地味ではありますがなかなか重要な仕事です。

    過去、僕が在籍した(している)3つの会社では、
    ・法務部は管理しない(購買系の部署と営業管理系の部署で2元管理)
    ・法務部は管理しない(締結した部署でそれぞれ管理)
    ・法務部が一元管理
    と、それぞれ異なる方法で管理していました。

    上記の3つの方法は、それぞれ異なるメリット・デメリットを有していますが、やはり管理のクオリティということでいうと、法務部門の一元管理が一番優れていると感じます。
    その理由は、以下の5つです。
    【法務部門が管理するメリット】
    ・内容の検討と紐付けた管理ができる
    ・管理台帳に契約内容の概要を記録できる
     →内容がわかってるから
    ・締結済み契約書を誰の手も借りずに参照できる
     →変更契約を作成するときは便利

    【一元管理のメリット】
    ・必要になったとき、探し始めてから取り出すまでのスピードが速い
    ・契約書が行方不明になりにくい。

    ただ、その代わり、法務が一元管理した場合、契約(自動更新つきなど)が終わったかどうかを把握できないので、各契約が現に有効かどうかを管理対象にするのが困難なのが難点ではあります。
    また、法務部門が現に契約書の管理に携わっていない場合、特に部門責任者が法務の仕事を増やすことに否定的な立場をとることが多いのも現実にはネックになってました。(全社的な視点から見れば「何いってんの?」という感じですが、慢性的な人手不足に陥っていることが多い法務部では、新たに契約書管理も担当するのは避けたいという発想になり易いのが現実だと思います。特に管理職は。)


    さて、では、晴れて締結済み契約書を一元管理することになった場合、どのような仕組みを作ると
    後々便利かについてですが、私の場合(先月、実際に契約書管理体制の整備を行いました)、
    1. エクセルで一覧表を管理
      →記載対象は、管理番号、相手方名、締結日、契約書のタイトル、概要・補足、依頼番号との紐付け、公開区分
    2. pdf化して、非公開扱いのもの以外は全社の共有サーバに置く
    3. pdfのファイル名は、相手方名_タイトル_締結日_管理番号.pdf
      →エクセルで自動生成
    4. 原本が必要なとき以外はすべてpdfで処理

    といった仕組みにしました。

    過去、ACCESSで管理DBを作ってみたり、ファイル管理システムの導入を検討してみたこともあったのですが、契約管理のような単純なデータベースに関しては、エクセルとファイルの直検索の組み合わせが一番効率がいい感じました。
    ※ファイルの検索にあたっては、QTTabbarのインクリメンタルサーチを使ってます。
     すごく便利!

    なお、勤務先のかつての管理方法では、契約の有効期間や契約金額なども一覧表に書くようにしていましたが、そもそも契約条件に関する情報が必要になった場合に一覧表の記載を全面的に信頼するわけにも行かず、結局原本にあたっていたので、記載内容は検索キーとして使える最低限の要素に絞ることにしました。

    さらに、依頼時に割り振った番号と紐付けることで、この契約書が締結される際のすったもんだ(上からの無理難題とも言う)をすぐ引き出せるのも便利です。

    と、ここまで書いたところで出社の時間になってしまったので、続きは次回で。
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