2023年06月

これまで、個人のタスク管理もチームのタスク管理も、イマイチしっくりくるやり方にたどり着けていなかったんだけど、最近になって個人としてもチームとしてもタスク管理がいい感じに仕上げってきたので、こうするともっと良くなるよ、というアドバイスを期待して共有。

個人のタスク管理


3行まとめ


1.ToDoリストで管理
2.ToDoには必ず期限を設定
3.ToDoリストは期日でソートし、今日やらなければならないことだけカレンダー登録

具体的な方法


1440分の使い方では、ToDoリストでタスク管理をしてもタスクは積み上がるだけなので、タスクを消化していきたければスケジュール帳でタスク管理せよと言われており、それは確かにその通りなんだけど、タスクの粒度が細かく、その数や追加頻度が多い人(つまりは、大抵の法務担当者)がGoogleカレンダーでタスク管理をしようとすると、あっという間に破綻してしまう。
そこで、ズンズンタスクを登録できるToDoリストと、消化の後押し力が強いカレンダー登録を組み合わせます。

Step1
タスクを認識したら即座に&深く考えずにToDoリストに登録

Step2
ToDoリストに登録する際に「必ず」期限も設定する
→後述のとおりリスケが発生しやすい管理方法なので、極力デッドラインよりも前の日にしておく

Step3
退勤前に、今日やりきれなかった業務を翌日にリスケする
→明らかに先で良い(登録時に期限設定をミスったもの)以外は、機械的に翌日にしてOK

Step4
リスケが終わったら、翌日期限のタスク処理のための予定を、翌日の空き時間にセット
→具体的なタスクごとに予定を分ける
→ざっくり「作業時間」みたいな登録をするのはNG
セットしきれなかったタスクは、翌日やれないはずなので、翌々日以降にリスケ。
→デッドラインが近いものは、翌々日以降に予定登録もしておくことを強く推奨

解説


ToDoリストとカレンダー登録のいいとこ取りをするのが狙いです。
カレンダー登録をおしゃかにする「ちょっといいですか?」が天敵なので、リモート向きです。
カレンダー登録に際して処理時間の見積りもすることになるので、作業見積りの精度が求められますが、すぐに慣れます。

この方法でタスク管理するのに適したツール


TickTick
・ショートカットキーでどこからでもタスク登録可能(Step1)
・「今日」「明日」「6/1」と打つだけで期限設定される(Step2)
・明日へリスケするボタンがある(Step3)
・期日でタスクをグループ化できる


チームのタスク管理


3行まとめ


1.カンバンでタスク管理できるツールを使う
2.カンバンは「アサイン待ち」「ToDo」「対応中」「待ち」「ルーチン」
3.本当に今やっているタスクのみ対応中に入れて、週次で厳密に進捗管理

具体的な方法


チームでのタスク管理は、「タスクがもれなく登録されない」「登録されたタスクについても進捗がシステムに登録されない」といった問題からなし崩し的に破綻してしまいがちです。
その原因はITリテラシの低さやチームワーク意識の低さといった個人の素養に起因するところがあることも否定しきれませんが、何より「タスク管理の効果をメンバーが感じられていない」ことが主な原因であることも少なくないように思います。
そこで、効果を実感しやすいタスク管理の仕組みとして、以下のような方法を現在試しています。
なお、契約案件などの細かいタスクをこれで管理するのは無理なので、それはCLMサービスなどで管理する前提です。

Step1:登録
タスク認識をしたら、とりあえず「アサイン待ち」にタスク登録
期限が先でも、タスク認識をしたらとりあえず登録
アサイン待ちやToDoが多くなりすぎた場合は、「いつかやる」というセクションを新設して、優先度が低い案件をそちらに移すのもあり(当社は作っている)

Step2:アサイン
即対応する必要があるタスクについてはアサイン担当者(マネージャーなど)がアサイン
登録者が自ら担当するタスクは、自分で自分を担当者にアサイン
週次のタスク確認ミーティングで、アサイン待ちの案件が残っている場合はアサインを検討
→着手する必要がないならアサインしなくてもOKだが、毎週確認はする
アサインされた担当者は、タスクを「ToDo」に移動

Step3:期限設定
デッドラインではなく、完了目安の日付を期限に設定
→デッドラインは説明欄に記載
重めのタスクはサブタスクにも期限を登録してマイルストーン管理をする

Step4:進捗管理1
担当者は、タスクに着手したタイミングでタスクを「やっている」に移動
他部署確認や決裁待ち、リリース待ちなどで法務の手を離れたタスクは「待ち」に移動
他の優先業務の発生などで対応できなくなったタスクは「ToDo」に戻す
週次のタスク確認ミーティングで、↑をやる
→リアルタイムでやってもOKだが、そうする必要はない

Step5:進捗管理2
「やっている」に入っているタスクについて、来週の進捗確認ミーティングまでにどこまで進めるかを担当者が宣言し、説明欄に記載
→担当者はGoogleカレンダーで宣言した処理を行うための時間を確保
同時に、前週の進捗確認ミーティングで宣言した「どこまで進めるか」の振り返り
→予定通り進まなかった場合は原因分析と、必要に応じてリスケ
→全く進まなかった場合は、「ToDo」への移動を検討

Step6:ルーチン処理
支払い処理や契約更新などの定期タスクの処理漏れがないかを確認
チームでルーチン業務を管理する必要がない場合は省略可

解説


週次のタスク確認ミーティングで、詳しく進捗確認するのを「今動いているべき案件」に絞ることで、ダレがちな進捗確認に緊張感がもたらされます。
かといって、進捗していないのはサボっているからではない(はず)なので、進捗がないことを責めるのは厳禁。むしろ、予定通り進捗した場合はそれを讃えて、無事完了に至った場合はみんなで祝福することで、タスク確認ミーティングの憂鬱さを和らげましょう。
また、進捗確認だけでなく、動いていないタスクやアサインされていないタスクを全メンバーの目の前に展開できることもポイントです。自分がアサインされない限り他人事になりがちな未進捗案件の山を見える化し、それを手分けして崩していくことを通じて、法務にかけがちなチーム感の醸成にも寄与してくれます。

この方法でタスク管理するのに適したツール


asana
多分、Trelloでも同じようにできるはず
・slackのslack commandでタスク登録&チャンネル共有ができる
 →すぐに登録できる
 →登録後の「これ登録したよ」の共有も簡単
・無料でチームでのカンバンの利用が可能
・期限と担当者をカンバンビュー上のチケットで確認できる(詳細を開く必要がない)



皆さんの会社は、どんな感じでタスク管理してますか?
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新メンバーのオンボーディングの過程でダブルチェックについて認識合わせする機会があり、その時考えながら話していたこともあってちゃんと整理しようと思ったので、半年ぶりにブログを書いてみることにした。


ダブルチェックは●●ではない


ダブルチェックは、育成の手段ではない


ダブルチェックを育成の手段として位置づけてはならない。
もちろん、ダブルチェックを通じて学びを得られることに疑いはないし、ダブルチェックは業務の過程で自然に発生するものなので、人は誰しもダブルチェックを通じて成長することは疑いの余地はない。しかし、だからといってダブルチェックを育成の手段と位置づけられるわけではない。
炭鉱で石炭を掘れば筋肉はつくだろうが、炭鉱労働を筋トレと位置づける人がいないのと同じことだ。
ダブルチェックは、育成の手段としてはフィードバックを得られるまでのタイムラグが長すぎるし、そもそもフィードバックの網羅性も低すぎる。コメントもない修正結果から意図を汲み取れというのは時間の無駄だし、勘違いも生みやすいという意味でも育成手段としてはかなり劣悪な部類に含まれるのは疑いの余地はない。

ダブルチェックは、上司の安心材料ではない


上司が安心するためにダブルチェックを使ってはならない。
上司としては、自分が見ることで安心感を得られるのだろうが、部下の人数と上司の人数のバランスからして、上司によるダブルチェックがボトルネックになることは避けられない。
上司が安心したいのであれば、100%属人的な「自分が見る」という手段ではなく、「適切な能力を有する複数人がチェックする」というダブルチェックの仕組みにその根拠を求めるべきだ。もし、上司が常に最適なチェッカーなのだとしたら、それは育成または採用の失敗に他ならない。

ダブルチェックは、責任分散の仕組みではない


チェック依頼者は、ダブルチェックを受けたことを理由に成果物の不備の責任が軽減されると考えてはならない。
チェッカーは、自分がチェッカーであることを理由に成果物の不備の責任が軽減されると考えてはならない。
ダブルチェックに取り組む二人が同じレベルの責任感をもって取り組まなければ、ダブルチェックを行う意味は損なわれてしまう。

ダブルチェックは、能力を証明する手段ではない


チェック依頼者は、自信のない部分や迷った事項を積極的に開示し、チェッカーによる重点的なチェックを求めなければならない。
チェック依頼者は、修正された箇所がないことを喜んではならない。また、修正されたことを嘆く必要もない。修正された内容を確認し、納得したときは「なるほど」と思えばそれで良いし、納得できないときはチェッカーに質問すれば良い。

ダブルチェックは、自己主張の場ではない


チェッカーは、どちらでもよいこと、効果に影響がないことに口を出してはならない。
チェッカーは、根拠を明確に示せない修正をしてはならない。
チェッカーは、指摘事項がチェック依頼者の自尊心や自信にダメージを及ぼす可能性があることを忘れてはならない。


ダブルチェックは●●である


では、ダブルチェックとは何なのかといえば、成果物の品質を向上させるために行うものだ。
当たり前のことではあるけど、余計な枝葉がついていることが多すぎる。
シンプルにやっていこう。
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